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Quelles sont les annexes obligatoires pour le bail commercial et le bail professionnel ?

Quelles sont les annexes obligatoires pour le bail commercial et le bail professionnel ?

Risques naturels et technologiques, présence d’amiante, état des lieux, annexe environnementale... : il existe une liste d’annexes obligatoires au bail commercial et au bail professionnel en fonction des caractéristiques du local et de sa situation géographique. En effet, pour offrir une forme de garantie des vices cachés aux preneurs et locataires d’un bail, la réglementation impose de faire des diagnostics et de fournir des documents informants de l’état du bien passé et à venir. Comment s’y retrouver dans cette jungle ? Découvrez et comprenez la liste exhaustive de ces annexes obligatoires !

Les diagnostics à annexer au bail commercial et au  bail professionnel

Les diagnostics techniques sont les premiers éléments qui doivent être annexés au  bail commercial et au bail professionnel. Ils regroupent tous les diagnostics à la charge du propriétaire, que ce dernier doit remettre au moment de la signature du contrat de bail ou de la mise en vente du bien. Ce dossier vise à apporter un bon niveau d’information au locataire ou à l’acquéreur concernant les risques de sinistres. En cas de défaut de communication, il est possible de demander une réduction de loyer, de mettre en cause la responsabilité du propriétaire et de recevoir des dommages et intérêts, ou d’exiger la résolution du bail ou du compromis de vente. Les diagnostics doivent être réalisés par des experts certifiés. Notez que le ministère de la Transition écologique et solidaire a mis en place un annuaire des diagnostiqueurs certifiés sur son site Internet.


Le diagnostic de performance énergétique

Parmi les diagnostics obligatoires qui sont imposés par le Code de la construction et de l’habitation lors de la signature du bail, on retrouve :

Un Diagnostic de Performance Énergétique (DPE) : demandé pour tous les locaux, il est obligatoire depuis le 1er juillet 2021. Le locataire peut donc demander une compensation financière au propriétaire en cas de surconsommation énergétique. Cette annexe complète celle du diagnostic électrique.

L’état des risques naturels et technologiques

Un État des Risques Naturels et Technologiques du périmètre (ERNT) doit également être effectué dans certains cas : en effet, ce diagnostic est obligatoire uniquement pour les locaux commerciaux loués qui se trouvent dans un périmètre géographique considéré comme à risque. Anciennement appelé État des Servitudes Risques et d’Information sur les sols (ESRIS), c’est une annexe indispensable pour informer sur les risques naturels ou miniers, les risques technologiques, les risques sismiques de niveau 2, les risques d’exposition au radon de niveau 3. L’article L.125-5 du Code de l'environnement indique que les zones à risque sont définies par arrêté préfectoral. Elles peuvent être consultées en mairie ou préfecture. De même, le risque d’exposition au radon a été cartographié dans un arrêté du 27 juin 2018 pour délimiter les zones à risques sur le territoire français. Vous pouvez trouver les communes concernées en consultant le site : https://www.georisques.gouv.fr/.

💡 À noter :  les juges ne sanctionnent pas pour le moment de manière identique pour chaque litige le défaut d’annexion de l’état des risques lors de la signature du bail.

  • Dans certains cas, ils ont jugé que la résolution du contrat est une sanction trop sévère en comparaison avec la gravité du manquement commis par le bailleur, à savoir le « simple » défaut d’annexe sur l’état des risques. En effet, pour certains juges,  une résolution du contrat ne peut être envisagé que si le locataire apporte la preuve que le fonds de commerce était soumis à un réel risque naturel ou technologique pouvant le mettre en péril ou alors affecter sensiblement sa valeur. Le locataire doit donc pouvoir mettre en avant un préjudice grave pour pouvoir demander comme sanction une résolution du contrat et donc mettre fin au contrat (Cour d’appel Amiens, 26 déc, 2019 ch. Éco n°18/02512).
  • À l’inverse, certains juges estiment au contraire qu’il est possible de demander la résolution pure et simple du contrat sans que le locataire ait besoin de prouver un préjudice. Ainsi, le fait que le propriétaire n’est pas annexé l’état des risques est suffisant pour demander la résolution du contrat (Coup d’appel Colmar, 10 février 2020 1er ch n°16/05862).

Il n’est donc pas possible de prévoir à l’avance quelle sera la décision des juges pour sanctionner le défaut d’annexe sur l’état des risques. Toutefois, il est fort à parier que la mise en avant d’un préjudice subi par le locataire sera un argument de taille dans le type de sanction qui sera appliquée.

Le constat de risque d’exposition du plomb

Un Constat de Risque d’Exposition du Plomb (CREP) doit également être réalisé dans le cas où le permis de construire du bien est antérieur au 1er janvier 1949, année où les produits contenant du plomb ont été interdits dans les constructions pour éviter le saturnisme. Dans le cas d’un bail commercial, ce diagnostic est seulement obligatoire si les locaux sont mixtes.


Le diagnostic amiante

Enfin un Diagnostic Amiante Parties Privatives (DAPP) devra être effectué dans le cas où le permis de construire du bien est antérieur au 1er janvier 1997, année où les produits contenant de l’amiante ont été interdits dans les constructions. Il doit être complété par un Diagnostic Technique Amiante des parties communes (DTA) si le bien se situe dans une copropriété.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article : Quels sont les diagnostics obligatoires pour un bail commercial ?


Les annexes au bail commercial et au  bail professionnel

Vous pensiez en avoir terminé avec la paperasse ? 😋 Ce n’est pas le cas ! Car si un certain nombre de diagnostics techniques doivent être joints lors de la signature d’un bail commercial ou professionnel, il existe également d’autres annexes qu’il convient de joindre au bail : note d’information, annexe environnementale, état des lieux ou encore documents d’information sur les dépenses.

Nous vous aidons à y voir plus clair.


La note d’information

Pour tous les locaux commerciaux ayant déjà subi un sinistre naturel (incendie, inondation, etc.) ou technologique (accident provoqué par une installation classée, comme une usine) ayant mené au versement d’une indemnité, le propriétaire doit en informer le repreneur du bail au moyen d’une note écrite, et ce avant la finalisation de la transaction immobilière. Cette obligation est mentionnée dans l’article L125-5 du Code de l’environnement.


L’annexe environnementale

Parmi les autres documents à transmettre par le bailleur, on retrouve l’annexe environnementale pour chaque local commercial d’une surface supérieure à 2 000 m2. Cette annexe obligatoire pour un bail commercial et un bail professionnel regroupe toutes les informations sur la consommation d’eau et d’énergie des locaux et la quantité des déchets produits, informations requises par le Code de la construction et de l'habitation.

Contrairement aux autres documents qui sont annexés aux baux et qui donnent une image “figée” d’une situation environnementale ou énergétique lors de la signature du bail, l’annexe environnementale est évolutive. En effet, le bailleur et le locataire doivent s’engager à établir un bilan de l’évolution de la performance énergétique et environnementale et mettre en place des actions visant à améliorer cette performance. Pour le preneur, cela se matérialise notamment par le fait de permettre au bailleur d'accéder aux locaux loués pour la réalisation de travaux d'amélioration de la performance énergétique (voir article L125-9 du code de l’environnement). À noter que les parties fixent librement la périodicité à laquelle devra être réalisé ce bilan.

Dans le cas où l’une des parties manque à ses obligations, il est possible de demander des dommages et intérêts en justice en prouvant l’existence d’une faute, d’un préjudice et d’un lien de causalité entre la faute et le préjudice.

Au total, avec l’annexe environnementale, le bailleur pourra mettre en avant le fait qu’il met à la disposition du locataire des locaux “verts” moins gourmands en énergie par exemple, un atout certain dans la valorisation du patrimoine immobilier. En effet, dans le prolongement de la volonté affichée par le gouvernement de baisser l’empreinte écologique, l’annexe environnementale permet d’instaurer un dialogue ouvert entre le propriétaire et le locataire pour tendre vers l’objectif de réduction de l’empreinte carbone. Pour autant, le gouvernement n’impose pas pour le moment d’objectifs clairs dans le cadre de cette annexe environnementale. Cette annexe peut néanmoins être affichée comme un  atout par le bailleur dans le cadre d’une mise en location d’un bien.

On gardera à l’esprit tout de même que le décret tertiaire et ses différentes “mises à jour” (Valeurs absolues II, Valeurs absolues III) viennent préciser les modalités d’application de l’obligation d’actions de réduction des consommations d’énergie dans les bâtiments à usage tertiaire avec un suivi des consommations énergétiques des bâtiments en fonction des catégories d’activités au travers de la plateforme OPERAT.

Par ailleurs, pour le locataire l’annexe environnementale peut également être un atout de communication en témoignant d’une volonté de s’inscrire dans une démarche de développement durable aux côtés du propriétaire pour réduire l’empreinte énergétique via différents travaux dans les locaux, sans compter les économies qui pourront être faites avec une baisse de la consommation d’énergie.

L’état des lieux

Depuis 2014, un état des lieux doit obligatoirement être établi contradictoirement, c’est-à-dire en présence du propriétaire et du locataire lors de la prise de possession des locaux commerciaux et/ou professionnels, mais aussi lors de sa restitution. Il peut être réalisé à l’amiable entre les deux parties, par un mandataire ou un huissier  si les deux parties ne peuvent pas être présentes. Dans ce dernier cas, les frais d’huissier devront être partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.

La forme de l’état des lieux est libre, mais cette annexe obligatoire contient généralement les éléments suivants :

  • la mention d’état des lieux d'entrée ou de sortie ;
  • la date ;
  • la localisation des locaux ;
  • l’identité des parties et des mandataires le cas échéant ;
  • les relevés de compteurs d’eau et d’énergie ;
  • le détail des clés ou autres moyens d’accès ;
  • la description de chaque pièce avec leurs équipements ;
  • la signature des parties ou des mandataires.

Attention : l’état des lieux de sortie doit être réalisé de la même manière que l’état des lieux d’entrée (ce qu’on appelle le “parallélisme des formes”) afin de pouvoir les comparer facilement.


En supplément dans le cadre d’un bail commercial : les documents d’information sur les dépenses

Dans le cadre d’un bail commercial, deux annexes obligatoires à la signature du bail s’ajoutent à cette liste. Depuis la loi Pinel du 18 juin 2014 et sa révision du statut des baux commerciaux, le propriétaire doit informer le repreneur sur les dépenses liées aux charges et aux travaux avec :

  • L’inventaire des charges et impôts : inventaire précis regroupant les charges, les impôts, les taxes et redevances inhérentes aux locaux, ainsi que leur répartition entre les propriétaires et les acquéreurs. Il s’agit d’une liste exhaustive, ce qui signifie qu’une charge non listée dans cette annexe sera obligatoirement payée par le bailleur.
  • Les états prévisionnels et récapitulatifs des travaux : lors de la signature du contrat de bail commercial, ou tous les 3 ans en cas de renouvellement de bail, le propriétaire doit fournir un état récapitulatif des travaux réalisés sur la durée des 3 années précédentes et préciser leur coût (voir article L145-40-2 du code de commerce), ainsi qu’un budget prévisionnel pour les travaux à réaliser sur les 3 prochaines années.

Annexes obligatoires pour un bail commercial et un bail professionnel : ce qu’il faut retenir

Globalement, on décompte donc 4 diagnostics et 5 annexes pour un bail commercial et un bail professionnel : le diagnostic sur l’état des risques naturels et technologiques, le diagnostic de performance énergétique, le constat de risque d’exposition au plomb, le diagnostic amiante ainsi que les annexes au sujet de la note d’information, l’annexe environnementale, l’état des lieux ou encore les documents d’information sur l’inventaire des charges et impôts, et enfin l’état prévisionnel et le récapitulatif des travaux.

Selon les caractéristiques de votre local et sa situation géographique vous aurez l’obligation d’ajouter au bail certains diagnostics en plus du diagnostic de performance énergétique. Ainsi, dans le cas où la zone géographique peut être soumise à des risques naturels ou technologiques fixés par le préfet au niveau de chaque commune, il faudra ajouter un diagnostic sur l’État des Risques Naturels et Technologiques. Par ailleurs, si le permis de construire du bien immobilier a été délivré avant le 1er janvier 1997, la loi vous impose d’ajouter un Diagnostic Amiante ainsi qu’un Diagnostic d’exposition au plomb dans le cas où le permis de construire est antérieur au 1er janvier 1949 pour des locaux mixtes.

En ce qui concerne les annexes : en plus de l’annexe environnementale, de l'état des lieux ainsi que l’inventaire des charges et impôts sans oublier les états prévisionnels et récapitulatifs des travaux qui sont obligatoires lors d’une location, une note d’information devra être ajoutée pour tous les locaux commerciaux qui ont déjà subi un sinistre naturel ou technologique ayant fait l’objet d’un versement d’indemnité.