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L’impact de l’aménagement de vos bureaux professionnels sur vos salariés

L’impact de l’aménagement de vos bureaux professionnels sur vos salariés

Les données précédant 2021 qui concernent l’environnement de travail des employés ne sont plus valables. Oui coco est encore passé par là ! 👀 On observe des changements de mentalité profonds induits par les confinements et le passage au travail hybride.

Heureusement quelques études ont été réalisées et on arrive à déceler les nouveaux schémas du travail hybride. Le space planning prend en compte ces nouveaux besoins, en complément de l’étude de projet habituelle qui elle, prend en compte la santé et la sécurité. Cette activité relativement récente, qui s’apparente à l’architecture d’intérieur, s’intéresse au futur du travail et aux évolutions possibles des espaces. Légèrement en avance sur son temps car pour les managers, l’aménagement des bureaux arrivent après des priorités plus opérationnelles comme la sécurisation de l’information et la manière de manager une équipe à distance. Du côté des salariés, le bureau individuel privé ou encore le bureau privé partagé continuent d’être plébiscités. Mais plus pour bien longtemps ! Oui, le monde tourne et va toujours de l’avant. Si le space planning envisage déjà toutes les formes de travail c’est parce que très bientôt, ce sera la norme partout, comme chez Microsoft ou Google. C’est donc le moment de se mettre à la page et attirer les meilleurs talents. 🚀

Quels sont les avantages et les inconvénients de ces nouvelles pratiques, là où on les a déjà mises en place ?

L’évaluation des situations de travail dans un bureau

2 approches doivent être prises en compte dans la conception d’un projet d’aménagement de bureaux :

  • L’image de marque de l’entreprise auprès des collaborateurs : une marque employeur forte aide au recrutement et à la fidélisation des cadres.
  • L’identité de marque révélée aux clients.

Et au-delà de ces notions, le projet est contenu par la réalité de la structure du bâtiment.

Accessibilité, productivité, facilité des communications, efficience des usages, voilà les unités de mesures prises pour conduire le projet.

En prime, la nouvelle situation du travail hybride est incontournable.

La généralité dans le secteur tertiaire : le bureau privé

On préconise aujourd’hui des regroupements de 4-5 personnes en bureaux individuels ou des bureaux bench de 4 postes en open space. Gard à bien choisir son voisin de table 😋.

Les avantages du point de vue des collaborateurs :

  • La rupture entre le télétravail et le retour au bureau n’est pas trop importante.
  • On bénéficie d’un maintien du lien collectif de proximité, ce qui est la priorité n°1 lorsqu’il est question de l’évolution des modes de travail.
  • On maîtrise son environnement immédiat : propreté, sonorisation, concentration.

Selon l’étude menée jusqu’à fin avril 2021 par l’ESSEC et sa chaire sur l’immobilier d’entreprise, ce sont 63% des employés qui souhaitent un tel agencement.

Le plateau de bureaux ou open-space

Auparavant on préférait les plateaux de bureaux regroupant un effectif important ce qui, pensait-on, favorisait la communication top to bottom. Une information était transmise à l’assemblée en une seule fois. Plutôt pratique pour les managers, mais pas tellement pour les collaborateurs.

Pourquoi les employés ne sont que 16% à y être favorable ?

  • Le confort acoustique n’est pas bon.
  • L’open space est source de stress.
  • Il est source de distraction.
  • Il n’offre pas d’espaces de confidentialité.
  • Il donne l’impression d’être surveillé.

Mais alors, vers quels aménagements se tourner pour bichonner ses collaborateurs ?  🤗

Le flex-office

Source : kollori.com

Dans le nouveau modèle, tous les espaces de travail doivent pouvoir accueillir des équipes non définies à l’avance, des regroupements ponctuels de collaborateurs, pour travailler ensemble ou seuls. C’est un modèle qui doit offrir une palette de différents espaces à exploiter : zones privatives, espace détente

C’est un bâtiment qui est aussi capable d’accueillir plusieurs activités.

Ce sont les millennials, futurs managers qui sortent des écoles, qui apprécient ce mode de fonctionnement et ce sont 9% de l’ensemble des employés qui plébiscitent le flex office. Mais avec l'arrivée des nouvelles générations ce chiffre devrait grimper en flèche.

H4/ Quel mobilier pour aménager son flex office ?

L’idéal est de pourvoir le flex office en mobilier flexible avec un maximum de surfaces de travail, de possibilités de rangements et une variété d’assises et de fauteuils.

  • Des classeurs roulants.
  • Des bureaux sur roulettes ou bureaux mobiles
  • Des poufs mobiles avec des rangements intégrés.
  • Des casiers de rangement fermés à clé pour éviter de ramener son matériel à la maison.

Le hot desking ou bureau partagé

Non non, le hot desking ne consiste pas à faire monter la température de vos bureaux en expérimentant un sauna ou toute autre prestation olé olé 🤭

Plus sérieusement, le hot desking, c’est l’esprit du coworking et du flex office.  On s’assoit là où il y a de la place. Nul besoin de réserver un espace au préalable. Si on part de son espace de travail, il faut en retrouver un autre en revenant.

Dans ce type d’aménagement, chaque collaborateur doit avoir accès à un niveau de prestation équivalent quel que soit l’espace qu’il occupe. En termes de confort, de luminosité, et de commodités.

Les avantages valent autant pour l’entreprise que pour les employés :

  • Chacun est autonome et responsable de son poste de travail.
  • Visuellement tout est toujours impeccable ce qui augmente la valeur perçue pour le client et le collaborateur.
  • Le ménage est fait tous les jours pour respecter les normes d’hygiène.

💸 Dans le cas où l’entreprise loue l’espace au nombre de postes occupés, alors elle fait des économies en ajustant réellement sa facture à ses besoins.

L’hoteling ou la réservation de bureau

Contrairement au hot desking, l’hoteling consiste à mettre en place une application permettant aux salariés de réserver en ligne un espace, pour une durée définie. Un jour, une semaine, un mois. C’est donc un système qui peut tout à fait convenir pour les petits espaces et s’assurer que chaque collaborateur trouve son compte.

Ce fonctionnement vient en support du télétravail, et le favorise. Une entreprise locataire ou même propriétaire du bâtiment entier peut prévoir de sous-louer les espaces inoccupés à des externes.

Cela génère un peu moins d’insécurité que le hot desking, puisque l’on est sûr d’avoir l’espace que l’on a choisi en arrivant. C’est le modèle choisi par la RATP, qui en profite pour devancer tout le monde en optant pour le corpoworking : en louant les espaces disponibles à des externes (ex : ses prestataires), elle fait connaître son bâtiment, mixe les univers de travail et favorise les rencontres (tout en optimisant ses revenus).

Les tiers-lieux : la solution pour l’entreprise hybride ?

La convergence de deux facteurs que sont le poids de l’empreinte immobilière pour l’entreprise et la volonté des collaborateurs de travailler au plus près de chez eux permet de penser que l’utilisation des tiers-lieux va exploser.

Un tiers-lieu peut être un espace de coworking géré par un professionnel externe, une entreprise qui propose de l’hoteling au sein de son bâtiment, ou encore un business center. l’utilisateur reçoit alors un chèque télétravail crédité par l’employeur qu’il peut utiliser dans l’un de ces espaces agréés.

Avantages du chèque télétravail :

  • L’employeur décide du montant qu’il souhaite attribuer à chaque employé.
  • Ces sommes sont exonérées de charges sociales.
  • C’est un atout pour la marque employeur.

Pour le salarié :

  • Le salarié est certain de trouver tout l’aménagement de bureau professionnel dont il a besoin et une bonne connexion internet.
  • Il maintient le lien social.
  • Sa durée de trajet est minimisée et sa qualité de vie est améliorée.

Les 3 facteurs pour choisir son mobilier de bureau

L’équipement et le mobilier de bureau sont un sujet de plus en plus important aux vues de la diversification des pratiques. Le space planning prévoit l’ameublement des espaces en fonction de 3 critères :

  • Le budget.
  • La surface.
  • La capacité de travail.

Le budget

Dépasser l’enveloppe allouée au mobilier est très rapide. C’est pourquoi, selon le montant prévu, on s’orientera soit vers un spécialiste du mobilier qui proposera du mobilier neuf, soit vers un revendeur de seconde main. L'option encore moins onéreuse est de participer à une vente aux enchères lorsqu’une entreprise met la clé sous la porte : c’est alors l’occasion de dégoter tout le matériel de bureau indispensable : imprimantes, tables, fauteuils, massicot, armoires et classeurs. Tout cela à des prix défiant toute concurrence.

On peut aussi explorer l’achat sur internet, car depuis la crise sanitaire, de nouveaux vendeurs proposent du mobilier de bureau ergonomique, des bureaux assis-debout et des accessoires qui aident aussi à prévenir les risques sur la santé liés à une trop longue position assise (des tapis de marche par exemple, à placer sous le bureau assis-debout).

Enfin la location de mobilier ou le leasing sont envisageables, mais c’est aussi un calcul pour savoir s’il ne vaut pas mieux amortir son matériel au niveau comptable.

Votre image est directement impactée par la qualité de votre mobilier et l’esthétique générale.  On vous confie un petit secret 😏 : les notaires, par exemple, comptent beaucoup sur l’agencement et l’aménagement pour valoriser leur image de marque avec la fameuse table de conférence qui trône au milieu de l’espace réservé aux signatures.

La surface

C’est un élément central quand on parle de space planning. On prend en compte la superficie totale de l’espace et la surface qui reste disponible pour effectivement meubler, de manière à ce que l’entreprise soit productive, efficiente, et qu’elle offre un cadre de travail optimal.

La capacité

Le nombre de personnes qui travaillent définit aussi la surface exploitable pour l’ameublement. Les normes de confort varient en fonction de l’activité : s’agit-il d’un poste de travail individuel, ou collectif ? C’est comme cela que l’on alloue un certain nombre de m2 par personne.

Aménager ses bureaux professionnels, c’est avant tout structurer

En lisant l’avant-projet, on doit être capable de visualiser entièrement l’environnement à venir. On doit avoir défini l’objectif stratégique global de l’entreprise dont découlera la disposition des bureaux : la nouvelle génération d’espaces de travail doit être privilégiée. La réalisation n’est finalement plus qu’affaire de bonne main-d'œuvre et de fournisseur de mobilier adéquat.